Зачем заказчику коммерческие предложения#
Сразу обозначим сторону, с которой написана статья: наша компания поставляет лабораторные анализаторы и реагенты и сама выставляет те самые коммерческие предложения, о которых пойдёт речь. Интерес у нас прямой — нам выгодно, чтобы запросы приходили внятными, а расчёт по ним проходил без переделок. Но всё, что ниже, работает в обе стороны и одинаково экономит время заказчику, который иначе собирает предложения по второму кругу.
Коммерческое предложение нужно заказчику не само по себе, а как источник цены для обоснования начальной максимальной цены контракта. Метод сопоставимых рыночных цен, он же анализ рынка, строится на ценах, которые предлагают разные поставщики на один и тот же товар, и качество расчёта целиком зависит от того, насколько эти цены сопоставимы между собой. Если три предложения описывают три разных товара, среднее по ним не значит ничего, и закупка либо не состоится по цене, либо соберёт жалобы.
Отсюда простое наблюдение, которое мы видим со своей стороны каждый месяц: половина проблем с расчётом рождается не в расчёте, а в запросе. Заказчик отправляет строку «реагенты для гематологического анализатора, 100 упаковок», три поставщика понимают её по-разному, и цены расходятся втрое.
По какому порядку считают НМЦК на медицинские изделия#
Здесь есть особенность, о которой заказчики за пределами здравоохранения обычно не знают, а внутри — знают не все. Реагенты, калибраторы, контрольные материалы и сами анализаторы являются медицинскими изделиями, и для их закупки действует отдельный порядок определения цены.
| Документ | Что устанавливает | Когда применяется |
|---|---|---|
| Приказ Минздрава России от 15.05.2020 № 450н | порядок определения НМЦК, цены контракта с единственным поставщиком и начальной цены единицы при закупке медицинских изделий | закупка медицинских изделий, включая реагенты и расходные материалы |
| Приказ Минэкономразвития России от 02.10.2013 № 567 | методические рекомендации по применению методов определения НМЦК | общий случай, в части, не урегулированной отраслевым порядком |
| Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ, статья 22 | сами методы определения цены и приоритет метода анализа рынка | всегда |
Приказ № 450н опубликован 20 августа 2020 года и с тех пор правился, действующая редакция — от 22 января 2025 года. Пересказывать здесь перечень методов и приоритет источников мы не будем сознательно: он менялся, и смотреть его нужно в действующей редакции, а не в статье. Практически важно другое — на медицинские изделия расчёт идёт по отраслевому порядку, и ссылка в обосновании должна быть на него.
Однородность собранных цен проверяется коэффициентом вариации, и рекомендации № 567 считают совокупность неоднородной, если он превышает 33 процента. На практике это главный технический барьер: превышение означает, что предложения описывают разный товар, и расчёт придётся собирать заново. Как этого избежать — в разделе про запрос.
Сколько предложений нужно и что делать, если пришло меньше#
Ориентир простой: в расчёте используют не менее трёх цен разных поставщиков. Именно поэтому запросов всегда отправляют больше трёх — обычно пять-семь, — и это не перестраховка, а рабочая практика: часть поставщиков не ответит вовсе, часть ответит отказом, а часть пришлёт предложение на другой товар, которое в расчёт не встанет.
- Отправлять запрос не трём, а пяти-семи поставщикам, включая тех, кто уже поставлял по этой позиции.
- Указывать в запросе срок ответа: без него часть поставщиков отвечает через две недели, когда расчёт уже собран.
- Сохранять отказы и письма без ответа — они показывают, что рынок изучался, а не выбирался под одного.
- Проверять, что ответившие поставщики действительно разные организации, а не одно юридическое лицо под разными брендами.
Если после всех усилий пригодных предложений меньше трёх, ситуация не тупиковая: есть другие источники цен — реестр контрактов с исполненными контрактами по аналогичному предмету, государственная статистика, данные из открытых источников. Для медицинских изделий состав и приоритет таких источников задан отраслевым порядком, и выбирать их наугад не нужно. Но собирать предложения всё равно стоит первыми: цена из свежего предложения ближе к реальности, чем цена из контракта двухлетней давности.
Что писать в запросе, чтобы цены оказались сопоставимы#
Это самая полезная часть, и она же самая недооценённая. Запрос, составленный за десять лишних минут, экономит потом неделю. Ниже то, что мы как поставщик обязаны увидеть в запросе, чтобы дать цену, сопоставимую с ценой конкурента.
| Что указать | Почему без этого цены разъедутся |
|---|---|
| Точная модель анализатора | реагенты одной серии не подходят соседней модели того же производителя, и поставщики предложат разное |
| Артикул и фасовка | один и тот же реагент идёт во флаконе 100 мл и 500 мл, цена за литр у них разная в разы |
| Количество по каждой позиции | без количества поставщик даёт розничную цену, а не цену партии |
| Оригинал или допускается аналог | если аналог допускается, это нужно сказать всем сразу, иначе часть посчитает оригинал, часть — нет |
| Условия поставки | цена с доставкой до лаборатории и цена самовывоза со склада — разные цены |
| График поставки | единовременная поставка и поставка партиями по графику считаются по-разному |
| Остаточный срок годности | требование к остаточному сроку отсекает складские остатки и меняет цену |
| Нужны ли пусконаладка и обучение | для приборов это заметная часть стоимости, и её либо включают все, либо никто |
| Срок действия предложения | без него предложение к моменту расчёта может оказаться просроченным |
Из чего складывается сам запрос
Структура письма в лабораторной закупке устоялась, и отклоняться от неё смысла нет. В шапке — от кого запрос и по какой закупке, дальше цель: «для определения начальной максимальной цены контракта», потому что от цели зависит, будет ли поставщик считать цену партии или розницу. Затем таблица позиций, где каждая строка повторяет описание объекта закупки и содержит модель прибора, артикул, фасовку и количество. После таблицы — общие условия: место и график поставки, требование к остаточному сроку годности, нужны ли пусконаладка и обучение, в какой единице измерения давать цену и включать ли в неё доставку и налог.
Заканчивается запрос двумя строками, которые чаще всего забывают, а они экономят больше всего времени. Первая — срок, до которого ждут ответ, с конкретной датой, а не «в кратчайшие сроки». Вторая — просьба указать срок действия предложения и приложить реквизиты организации. Обе строки стоят одну минуту при составлении и снимают половину поводов запрашивать документ заново.
Полезно добавить в запрос фразу о том, что предложение запрашивается исключительно для обоснования цены и не является приглашением к участию в закупке или её предварительным согласованием. Заказчику она снимает вопрос о преимуществах конкретному поставщику, а поставщику сразу объясняет, зачем нужен документ и почему в нём важны срок действия и реквизиты.
Отдельно про формулировку самой позиции. Она должна повторять описание объекта закупки, а не пересказывать его своими словами: расчёт и техническое задание обязаны описывать один и тот же товар, иначе обоснование расходится с закупкой на этапе проверки. Как описывать объект закупки, разобрано в статье про техническое задание, а привязка реагентов к закрытой системе — в статье про закупку реагентов отдельной процедурой.
Что проверить в полученном предложении#
Проверка занимает пару минут на документ, и делать её лучше сразу при получении, а не при сборке расчёта: если чего-то не хватает, у поставщика ещё есть время дослать исправленный документ, и запрашивать заново не придётся.
Предложение приходит, и до того, как оно попадёт в расчёт, его стоит прочитать глазами закупщика, а не бухгалтера.
- Совпадает ли товар с запросом. Модель, артикул, фасовка, количество — построчно, а не по общей сумме.
- Есть ли срок действия предложения и не истечёт ли он до размещения извещения.
- Указан ли НДС и одинаково ли он указан во всех предложениях: цена с налогом и без него в одном расчёте — типичная причина расхождения.
- Включена ли доставка и до какого адреса, а для приборов — пусконаладка и обучение персонала.
- Есть ли реквизиты и подпись: предложение без реквизитов организации в обоснование не подшивается.
- Не содержит ли оно условий вроде «цена действительна при заказе всей линейки» — такие оговорки делают цену несопоставимой.
Отдельный случай — когда в предложении описан товар с характеристиками, которые есть только у одного производителя, хотя задача этого не требует. Для расчёта такое предложение формально годится, но вместе с техническим заданием оно складывается в картину ограничения конкуренции, и вопросы будут уже не к расчёту. Если привязка к конкретной системе действительно обоснована технически, её нужно обосновывать прямо и документами, а не прятать в характеристики.
